Veelgestelde vragen Gegevensaanlevering Kinderopvang

Op 1 januari 2020 treedt de aangepaste Regeling Wet kinderopvang in werking. De eisen die aan de administratie van kinderopvangorganisaties worden gesteld, worden gewijzigd. Dat betekent dat kinderopvangorganisaties bepaalde gegevens moeten opnemen in hun administratie, zodat de Belastingdienst deze kan ontvangen. Het gaat bijvoorbeeld om het BurgerServiceNummer (BSN), de naam en geboortedatum van zowel het kind als de ouder(s) en het aantal afgenomen uren kinderopvang, gemiddeld uurtarief en einddatum van de opvang. Kijk hier voor een volledig overzicht van de gegevens.

Artikel 11 van de Regeling Wet kinderopvang is hiervoor aangevuld met:
- Jaaroverzichten en maandoverzichten met afgenomen uren (per maand en per jaar), gemiddelde uurprijs, uniek registratienummer (LRK) en BSN en geboortedatum van de ouder;
- Einddatum (datum waarop de overeenkomst is of wordt beëindigd);
- Betaalbewijzen.

Voor kindercentra zijn al deze gegevens nieuw opgenomen in de Regeling Wet kinderopvang. Voor gastouderbureaus zijn alleen de maandoverzichten en einddata nieuw.
De aangepaste Regeling Wet kinderopvang is op 29 november 2019 in de Staatscourant geplaatst. De aangepaste Regeling vindt u hier.

De Belastingdienst wil op basis van gegevens die bij kinderopvangorganisaties beschikbaar zijn eerder verschillen tussen de kinderopvangtoeslagaanvraag en de daadwerkelijke situatie signaleren. Door kinderopvangorganisaties maandelijks actuele gegevens aan te laten leveren, kan de Belastingdienst ouders eerder informeren wanneer er sprake is van een afwijking. Zo kunnen hoge terugvorderingen worden voorkomen. Kijk hier voor een volledig overzicht van de gegevens. De aanpassing in het aanleveren van gegevens is onderdeel van het verbetertraject Kinderopvangtoeslag. U leest er hier meer over.

Wat de wijziging concreet voor een organisatie betekent, is afhankelijk van de huidige situatie:

- Kinderopvangorganisaties die nog nooit opvanggegevens hebben geleverd aan de Belastingdienst:
Deze kinderopvangorganisaties gaan in 2020 voor het eerst opvanggegevens aan de Belastingdienst leveren. De aanlevering is maandelijks en gaat gefaseerd van start. De Belastingdienst neemt contact op wanneer de organisatie kan starten met leveren. Vanaf 2021 moeten alle organisaties structureel maandelijks leveren.

- Kinderopvangorganisaties die op dit moment jaarlijks opvanggegevens leveren aan de Belastingdienst:
Deze kinderopvangorganisaties gaan in 2020 opvanggegevens maandelijks aan de Belastingdienst leveren. Deze aanlevering gaat gefaseerd van start. De Belastingdienst neemt contact op wanneer de organisatie kan starten met leveren. Vanaf 2021 moeten alle organisaties structureel maandelijks leveren. Daarnaast verandert de gegevensset vanaf 2020. Het gaat om minder gegevens dan nu worden geleverd.

- Kinderopvangorganisaties die al maandelijks opvanggegevens aan de Belastingdienst leveren:
Deze kinderopvangorganisaties blijven maandelijks aanleveren. Daarbij wijzigt de gegevensset vanaf 2020. In de maanden januari tot en met maart leveren zij tijdelijk niet in verband met de hiervoor benodigde aanpassing van de systemen. Vanaf april gaan zij weer leveren, maar op dat moment leveren zij ook de gegevens aan over alle voorgaande maanden in 2020. In de nieuwe situatie zijn de gegevens minder uitgebreid dan de gegevens die nu worden gevraagd.

De Belastingdienst heeft in de brief naar kinderopvangorganisaties toegelicht wat er van hen wordt gevraagd. Daarnaast zullen er begin 2020 diverse bijeenkomsten worden georganiseerd waarin de wijzigingen worden toegelicht.

In veel gevallen gaat het om informatie die kinderopvangorganisaties al in hun administratie hebben. Maar de geboortedatum van de (betalende) ouder en diens eventuele partner misschien niet en vallen dus onder de gegevens die de kinderopvangorganisatie mogelijk bij de ouder moet opvragen. Een volledig overzicht van de gegevens vindt u hier.

De Belastingdienst wil op basis van gegevens die bij kinderopvangorganisaties beschikbaar zijn eerder verschillen tussen de kinderopvangtoeslagaanvraag en de daadwerkelijke situatie signaleren. Door kinderopvangorganisaties maandelijks actuele gegevens aan te laten leveren, kan de Belastingdienst ouders eerder informeren wanneer er sprake is van een afwijking. Zo kan de kans op hoge terugvorderingen worden verkleind. De Belastingdienst doet dit om de dienstverlening naar ouders te verbeteren. Ouders worden via een bericht op Mijn Toeslagen geïnformeerd over de gegevenslevering van kinderopvangorganisaties. Daarnaast komt er in de loop van 2020 een campagne gericht op ouders.

De Belastingdienst gaat kinderopvangorganisaties benaderen om in 2020 te starten met de maandelijkse gegevensverstrekking. Het jaar 2020 is een overgangsjaar dat wordt gebruikt om de nieuwe wijze van gegevensverstrekking in te richten, eigen te maken en uit te voeren. In overleg worden kinderopvangorganisaties hierbij ondersteund. Vanaf 1 januari 2021 worden alle kinderopvangorganisaties gehouden aan de plicht maandelijks gegevens te verstrekken aan de Belastingdienst.

Voor specifieke vragen over de wijze van levering van opvanggegevens kunnen kinderopvangorganisaties terecht op het portaal van de Belastingdienst. De Handleiding: Gegevensaanlevering Kinderopvang – Maandleveringen 2020 bevat hierover informatie.

Het jaar 2020 is een overgangsjaar dat wordt gebruikt om de nieuwe wijze van gegevensverstrekking in te richten, eigen te maken en uit te voeren. Indien gegevens (nog) niet aangeleverd kunnen worden, neemt de Belastingdienst contact op met de kinderopvangorganisatie om te bezien welke belemmeringen hierin een rol spelen en hoe deze weggenomen kunnen worden.
Het niet aanleveren van de vereiste gegevens leidt ertoe dat verschillen tussen de kinderopvangtoeslagaanvraag en de daadwerkelijke situatie niet kunnen worden onderkend. De consequentie hiervan is dat de Belastingdienst ouders dan niet kan informeren wanneer er sprake is van een afwijking. Hierdoor ontvangen ouders niet of niet tijdig het juiste bedrag. Als gevolg hiervan worden ouders in een laat stadium geconfronteerd met terugvordering van grote bedragen. Dit leidt tot stress, problemen en soms grote financiële moeilijkheden.

De kinderopvangorganisatie ontvangt een herinnering om de gegevens alsnog aan te leveren. Wanneer een levering te vaak te laat wordt ontvangen, neemt de Belastingdienst contact op met de kinderopvangorganisatie om te horen welke belemmeringen hierin een rol spelen en hoe deze weggenomen kunnen worden. Bij voortdurende ingebrekestelling zal de Belastingdienst vanaf 2021 overgaan tot handhaving.
Het niet of niet tijdig aanleveren van de vereiste gegevens leidt ertoe dat verschillen tussen de kinderopvangtoeslagaanvraag en de daadwerkelijke situatie niet of pas later kunnen worden onderkend. De consequentie hiervan is dat de Belastingdienst ouders dan niet of pas later kan ondersteunen door hen te informeren wanneer er sprake is van een afwijking. Hierdoor ontvangen ouders niet of niet tijdig het juiste bedrag. Als gevolg hiervan worden ouders in een laat stadium geconfronteerd met terugvordering van grote bedragen. Dit leidt tot stress, problemen en soms grote financiële moeilijkheden.

Veel kinderopvangorganisaties maken voor de administratie van de opvanggegevens gebruik van een softwarepakket. Vanuit dit softwarepakket kan vaak eenvoudig een bestand worden aangemaakt dat geschikt is om aan de Belastingdienst te leveren.

Voor kinderopvangorganisaties die gebruik maken van een softwarepakket dat daarin niet voorziet, of voor kinderopvangorganisaties die zelf de administratie bijhouden, heeft de Belastingdienst een invulsjabloon in Microsoft Excel ontwikkeld, waarmee het mogelijk is om de gevraagde gegevens in het vereiste formaat vast te leggen. Er zijn twee soorten sjablonen ontwikkeld, waarbij zowel PC's met Windows en Office (Excel) als andere platformen (zoals Mac OS en Chromebook) ondersteund worden.

De opvanggegevens worden gebruikt om verschillen tussen de kinderopvangtoeslagaanvraag en de daadwerkelijke situatie vast te stellen. Een juiste vaststelling is nodig om hoge terugvorderingen van kinderopvangtoeslag bij ouders terug te dringen. Een groot deel van de hoge terugvorderingen ontstaat namelijk door een afwijking in de door de ouder aangeleverde opvanguren ten opzichte van daadwerkelijk afgenomen opvanguren. Met actuele gegevens kan de Belastingdienst afwijkingen eerder signaleren en passende dienstverlening bieden aan ouders, zoals ouders tijdig op deze afwijking attenderen.

De gegevens van deze beperkte groep ouders worden na ontvangst verwijderd. Er is gekeken naar alternatieve oplossingen. Het leveren van gegevens van alle ouders met wie een contract is afgesloten, bleek de minst belastende variant ten aanzien van de inbreuk op privacy van ouders.

Om een goed beeld te hebben van de feitelijk opvang is nodig te weten hoeveel opvang in welke maand heeft plaatsgevonden. Bij een cumulatieve levering is dit niet goed te bepalen, omdat niet zichtbaar is of in de nieuwe levering ook correcties op eerdere maanden aanwezig zijn. Dit helpt bij het voorspellen van verschillen tussen de kinderopvangtoeslagaanvraag en de daadwerkelijke situatie. Aan de aanvrager wordt immers ook gevraagd hoeveel uur per maand het kind naar de opvang gaat.
Ook kunnen op deze manier correcties op eerdere maanden eenvoudig herkend worden.

De gegevens worden 12 keer per jaar geleverd. Na afloop van het jaar volgt daarnaast nog een (13e) eindlevering.
Alle verrekeningen t.a.v. de afgenomen opvang moeten in de (13e) eindlevering zijn verwerkt en zo nodig met terugwerkende kracht worden doorgegeven aan de Belastingdienst,
Werkt de kinderopvangorganisatie niet met een eindafrekening, dan zullen de 12e en 13e levering gelijk zijn.

Een volledig overzicht van de gegevens vindt u hier. Dit overzicht is ook in de handleiding opgenomen.

U geeft het aantal afgenomen uren in de voorgaande maand(en) van het kalenderjaar door. Het gaat hierbij alleen om uren die in aanmerking komen voor kinderopvangtoeslag. Uren die hiervoor niet in aanmerking komen, zijn: Voorschoolse educatie, Tussenschoolse Opvang, Sociaal medische indicatie of Gesubsidieerde peuteropvang.

Het aantal afgenomen uren kinderopvang moet overeenkomen met de uren kinderopvang die in dat jaar en die maanden zijn afgenomen. Het gaat hierbij om de gefactureerde uren per maand, waarover aanspraak kan bestaan op kinderopvangtoeslag.

In geval van bijzondere contractvormen (o.a. flexibele contracten) waarbij de afgenomen uren en gefactureerde uren achteraf worden verrekend, moeten de gecorigeerde afgenomen uren vanaf de eerstvolgende maandlevering, en zo nodig met terugwerkende kracht, worden doorgegeven aan de Belastingdienst.

Indien een kind niet alle gefactureerde uren daadwerkelijk op de opvang aanwezig is geweest, maar er geen sprake is van verrekening omdat een kinderopvangorganisatie in dagdelen factureert, moet worden uitgegaan van het aantal gefactureerde uren.

Uitgangspunt voor het recht op kinderopvangtoeslag zijn de afgesproken uren. In de meeste gevallen komen deze ook overeen met de betaalde uren. Apart opvragen van de betaalde uren is daarom maar in een beperkt aantal gevallen van belang en zou een grote extra inspanning voor de kinderopvangorganisaties betekenen. Daarnaast vindt de betaling pas later plaats. Daarom worden slechts sporadisch en in individuele gevallen betaalbewijzen opgevraagd bij een kinderopvangorganisatie.

Uitgangspunt voor het recht op kinderopvangtoeslag zijn de afgesproken opvangkosten. Deze veranderen niet als de ouder de factuur pas op een wat later moment betaalt. Als echter, bijvoorbeeld bij betalingsproblemen, afgesproken wordt dat een deel van de kosten niet betaald hoeft te worden, dan moeten de nieuwe afspraken wel worden doorgegeven aan de Belastingdienst, vanaf de eerstvolgende maandlevering en zo nodig met terugwerkende kracht.

U levert de gecorrigeerde (opvang)gegevens in de eerstvolgende maandlevering bij de Belastingdienst aan.

Indien een kinderopvangorganisatie in een jaar overstapt naar een ander softwarepakket en de gegevens van het oude pakket kunnen niet worden overgenomen dan zal de levering niet het gehele jaar bevatten.

U levert de gegevens uit het oude softwarepakket aan als initieel bestand en de gegevens uit het nieuwe softwarepakket als aanvulling.

U levert de opvanggegevens aan die tot het moment van het faillissement in de administratie zijn opgeslagen.
Als dat niet mogelijk is, neemt u contact op met de Belastingdienst via telefoonnummer 0800-0227065.

U start met het aanleveren van gegevens zodra het kind opvang geniet. Op dat moment is het BSN van het kind bekend. Mocht het BSN onverhoopt niet tijdig zijn opgenomen in uw administratie, dan levert u toch de overige gegevens aan en herstelt u het ontbrekende gegeven in de eerstvolgende maandlevering.

Als de ouder niet (alle) gegevens kan/wil verstrekken, levert de kinderopvangorganisatie de gegevens aan die wel bekend zijn. Indien de gegevens pas op een later moment aan de kinderopvangorganisatie verstrekt worden, bijvoorbeeld een BSN, levert de kinderopvangorganisatie bij de volgende levering deze gegevens alsnog aan, ook voor de eerdere maanden van het jaar.

In hoeverre de Belastingdienst iets met de aangeleverde gegevens kan, hangt af van welke gegevens ontbreken. Wanneer er onvoldoende gegevens worden geleverd, kan de Belastingdienst de ouder niet informeren over een mogelijke benodigde bijstelling van de kinderopvangtoeslag. Als gevolg hiervan worden ouders in een laat stadium geconfronteerd met terugvordering van grote bedragen. In bepaalde gevallen zal de Belastingdienst de gegevens bij de ouder zelf opvragen. Dit vraagt extra inspanning van de ouder en kan invloed hebben op de doorlooptijd. Daarnaast gaat de Belastingdienst in dit geval in gesprek met de kinderopvangorganisatie om te bekijken hoe de kinderopvangorganisatie ondersteund kan worden bij het verkrijgen van de benodigde gegevens.

De bemiddelingskosten mogen in dat geval worden verdeeld over de maanden waarin wel opvang is afgenomen.

De Belastingdienst maakt een analyse over meerdere maanden om zo betrouwbare voorspellingen te kunnen doen over de waarschijnlijke opvanglasten. In geval van flexibele opvang zijn deze voorspellingen moeilijker te maken. In de praktijk zal er daardoor minder snel en minder vaak geattendeerd kunnen worden richting deze ouders.

Met ingangsdatum contract wordt bedoeld, de dag waarop de opvang van het kind op dit LRK (contractueel) start. Dit is de ingangsdatum die is opgenomen in de schriftelijke overeenkomst tussen een ouder en de kinderopvangorganisatie.

Indien de ingangsdatum vòòr 2020 ligt en deze is niet bewaard gebleven in de administratie van de kinderopvangorganisatie, dan kan 1-1-2020 worden ingevuld.

Met einddatum contract wordt bedoeld, de dag waarop de opvang van het kind op dit LRK (contractueel) eindigt. Dit gaat om de einddatum die is opgenomen in de schriftelijke overeenkomst tussen een ouder en de kinderopvangorganisatie óf, als het contract eerder wordt beëindigd, de datum van opzegging.

Wettelijk is bepaald dat de toeslag op rekening van de ouder moet worden uitbetaald. Hiervan kan alleen worden afgeweken als de kinderopvangorganisatie een convenant met de Belastingdienst heeft én de ouder zelf opdracht geeft het geld rechtstreeks aan de kinderopvangorganisatie uit te betalen.

Ja, het door u afgesloten convenant blijft van kracht.

Bitcare B.V.,
InToCom B.V. en
Kindplanner Software B.V.

Softwareontwikkelaars kunnen voor vragen terecht bij de servicedesk van team Ondersteuning Softwareontwikkelaars.
Kinderopvangorganisaties kunnen een uitgebreidere vragenlijst op korte termijn vinden op het portaal van de Belastingdienst.
De Belastingdienst is daarnaast telefonisch bereikbaar via telefoonnummer 0800-0227065, van maandag tot en met vrijdag van 9.00 tot 16.00 uur. Of stuur een e-mail naar: gegevensuitwisseling@belastingdienst.nl.